DMS – Dokumentenmanagementsystem

Was versteht man unter DMS?

Unter Dokumentenmanagementsystemen (DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es, Schriftstücke zu archivieren, Dokumente im Team zu bearbeiten (inklusive Versionsverwaltung) und sie unternehmensweit zugänglich zu machen. DMS-Software dient zur Organisation und Koordination von Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.

Warum ein DMS?

Kennen Sie aus Ihrem Alltag auch die Probleme: Die benötigten Dokumente sind gerade nicht verfügbar, weil diese sich gerade beim Steuerberater oder im Archiv befinden?
Das Archiv im Keller ist wieder fast voll und Sie müssen sich Gedanken über die Aktenlagerung machen? Oder wer hat zuletzt das Dokument bearbeitet oder gelesen? Ein DMS bringt Ihrer Firma Effizienz und Effektivität im Umgang mit sämtlichen Dokumenten wie zum Beispiel Lieferscheine oder Rechnungen und Transparenz bei Zugriff und Bearbeitung.

Ein DMS auch für kleinere Firmen: ecoDMS

Mit diesem plattformunabhängigen Archivsystem können alle Dokumente sicher archiviert, verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Der intelligente Vorlagen Designer erkennt eingehende Dokumente, füllt die notwendigen Klassifizierungen selbstständig aus und legt diese anschließend automatisch im ecoDMS Archiv ab. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Alle Daten liegen sicher beim Kunden in Containern und einer Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar“ auf dem Dateisystem. ecoDMS bietet volle Funktionalität für wenig Geld. Das Archiv ist schnell installiert und einfach zu bedienen. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit dem ecoDMS Archiv preiswert und komfortabel realisiert werden.